NEMO CENSETUR IGNORARE LEGEM
RELACIÓN DE LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS .OBLIGATORIEDAD DEL CERTIFICADO DIGITAL
Breve referencia a las obligaciones de las Comunidades de Propietarios en materia de notificaciones electrónicas y relación con las Administraciones Públicas ,ámbito en el que resulta obligatorio disponer de certificado digital.
VÍCTOR CONTRERAS PAJUELO.Letrado ICAS y Colegiado CAFS
10/17/20264 min read
El uso de los medios electrónicos en las relaciones con las Administraciones Públicas ha dejado de ser una opción para convertirse en una exigencia legal estricta. Dentro de este marco, la posición de las comunidades de propietarios ha generado dudas recurrentes en la gestión de la propiedad horizontal. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), establece un régimen obligatorio de notificación electrónica y uso de certificado digital para determinados colectivos, entre los cuales se incluyen expresamente las entidades sin personalidad jurídica.
1. El marco legal: ¿Por qué están obligadas las comunidades de propietarios?
La clave jurídica se encuentra en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015. Este precepto enumera los sujetos que están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.
En concreto, el apartado c) de dicho artículo señala que están obligadas:
"Las entidades sin personalidad jurídica, entre las que se incluyen las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios."
Aunque la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) no otorga personalidad jurídica propia a las comunidades de vecinos, a efectos administrativos y tributarios son tratadas como sujetos de derechos y obligaciones. Por tanto, desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, las comunidades de propietarios están legalmente obligadas a interactuar por vía electrónica con la Administración.
2. Implicaciones prácticas: Certificado digital y buzón de notificaciones
Para cumplir con la exigencia legal, la comunidad de propietarios debe contar con dos herramientas fundamentales:
A. Certificado Electrónico de Entidad sin Personalidad Jurídica
Titularidad: El certificado se emite a nombre de la comunidad de propietarios (identificada con su CIF correspondiente).
Representante: Debe figurar una persona física como representante legal. Habitualmente, esta figura recae en el Presidente de la comunidad, quien ostenta la representación legal según el artículo 13.3 de la LPH, o bien en el Administrador de Fincas (siempre que cuente con el poder o autorización expresamente conferida por la junta).
Emisión: Se obtiene a través de autoridades de certificación reconocidas, como la Real Casa de la Moneda - Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
B. Dirección Electrónica Habilitada única (DEHu) y sedes electrónicas
Las Administraciones Públicas (Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, Direcciones Generales de Tráfico, etc.) remitirán sus comunicaciones y requerimientos a través de medios electrónicos.
Las notificaciones se depositan en la DEHu o en las sedes electrónicas correspondientes.
La comunidad dispone de 10 días naturales desde el depósito de la notificación para acceder a su contenido.
Transcurrido dicho plazo sin que nadie acceda, la notificación se entiende rechazada y el trámite continúa su curso legal, con los posibles perjuicios que ello conlleva (pérdida de plazos de alegaciones, ejecución de sanciones, recargos tributarios, etc.).
3. Principales trámites afectados
La obligación de notificación y tramitación electrónica afecta a múltiples áreas de la gestión comunitaria:
Hacienda (AEAT): Notificaciones sobre liquidaciones, requerimientos del Modelo 347 (operaciones con terceros), retenciones del IRPF de empleados o profesionales, e IVA.
Seguridad Social (TGSS): Gestión del sistema RED, altas, bajas y cotizaciones si la comunidad tiene empleados contratados (conserjes, limpiadores, jardineros).
Ayuntamientos: Notificaciones de IBI, tasas municipales (basuras, vados), licencias de obras (para rehabilitación de fachada, instalación de ascensor, etc.) e inspecciones técnicas del edificio (ITE/IEE).
Subvenciones públicas: Solicitud y tramitación electrónica de ayudas para la eficiencia energética, rehabilitación de viviendas o accesibilidad.
4. Consecuencias del incumplimiento
El desconocimiento o la inacción ante las notificaciones electrónicas no exime a la comunidad de sus responsabilidades. Las consecuencias más relevantes son:
Pérdida del derecho a alegar o recurrir: Si finaliza el plazo de 10 días sin abrir la notificación, los plazos legales para responder o interponer recursos empiezan a contar igualmente.
Sanciones y recargos: Multas por falta de presentación de declaraciones tributarias o recargos por pago fuera de plazo en deudas municipales o de la Seguridad Social.
Responsabilidad de los administradores y presidentes: La falta de diligencia en la gestión del certificado digital y en el control del buzón electrónico puede generar responsabilidad civil del Presidente o del Administrador de Fincas ante la junta de propietarios por los daños económicos causados.
5. RECOMENDACIONES PARA LA GESTIÓN TRIBUTARIA
Para evitar sorpresas o sanciones administrativas, es aconsejable adoptar las siguientes medidas preventivas:
Delegación en el Administrador de Fincas: Otorgar autorización o representación al Administrador Colegiado para que gestione la obtención del certificado digital y la custodia de las notificaciones, garantizando un control profesional y diario.
Mantenimiento del certificado actualizado: Controlar las fechas de caducidad del certificado electrónico (suelen tener una validez de 2 años) y renovarlo con antelación, especialmente ante cambios de Presidente en la junta anual.
Configuración de avisos de correo electrónico: Configurar en la DEHu y sedes electrónicas un correo de contacto para recibir alertas informativas cuando se deposite una nueva notificación y/o tener contratado un servicio externo de control de las notificaciones telemáticas que garantice la recepción de todas las notificaciones remitidas por Administraciones Públicas a la Comunidad de Propietarios, su catalogación y control de su fecha de recepción y procedencia.